Por: Javier J. Hernández Acosta (javihernandez@yahoo.com)
Uno de los principales retos de los artistas que se involucran en la gestión de empresas u organizaciones culturales es la administración financiera. Muy pocos conocen o se interesan por estas tareas, probablemente por su poca relación con la actividad artística. Sin embargo, cada día resulta más necesario saber preparar, entender e interpretar estados financieros. Por un lado, es un ejercicio interno que facilita y apoya la toma de decisiones, y por otro es un requisito indispensable en la recaudación de fondos y en la búsqueda de financiamiento externo.
El objetivo de este artículo es servir de introducción a los conceptos básicos que componen los estados financieros, como herramienta para una buena administración y toma de decisiones en los proyectos y organizaciones culturales.
Probablemente el estado más importante para un análisis general sería el Estado de Situación (Balance Sheet). Este describe la situación patrimonial (o capital) de la empresa y se basa en tres conceptos: Activos, Pasivos y Capital (Patrimonio). El Estado de Situación no mide un periodo sino la condición financiera en un momento particular. Muchas veces se compara con tomar una foto del estado de la empresa. Mide solamente ese momento, el cual cambiará día a día de acuerdo al cambio en los balances de las cuentas.
Los Activos son todo aquello que es propiedad de la organización y que directa o indirectamente se utiliza para generar beneficio. Esto incluye: efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, equipos, propiedades, etc. En fin, se trata de lo que se tiene.
Los Pasivos, por el contrario, son todas aquellas obligaciones de la empresa. Incluye: cuentas por pagar, principal de préstamos, hipotecas, etc. En fin, se trata de lo que se debe.
El Capital es el balance neto de las partidas anteriores, y supone el patrimonio de la organización. Por ejemplo, si compramos una casa de $100,000 (Activos) y aun debemos $90,000 (Pasivos), nuestro Capital es de $10,000. Este análisis nos lleva a una fórmula básica:
CAPITAL = ACTIVOS – PASIVOS
expresado de otra forma:
ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL
Un ejercicio interesante consistiría en hacer un listado de sus cuentas y determinar cuáles son Activos y cuáles son Pasivos. Cuando se construye un Estado de Situación, los activos se ubican en orden de liquidez. ¿Qué quiere decir esto? Significa cuán rápido se puede convertir un activo en efectivo. Por consiguiente, el “cash” es el más líquido de todos los activos. Luego seguirían las cuentas de banco, las cuentas por cobrar en el corto plazo, etc. Siguen los inventarios (porque se esperan vender en poco tiempo), los equipos (que requiere algún esfuerzo para venderse), y finalmente las propiedades (cuyo esfuerzo es mayor y por lo general de adquieren con intención de mantenerlo en el largo plazo). En el caso de los pasivos se ubican en orden del tiempo de salgo de la obligación, de corto a largo plazo. Veamos un ejemplo simulado de una compañía de producción en las artes escénicas que posee y administra un pequeño teatro.
Como vemos, este es un ejemplo muy sencillo de cómo ilustrar un Estado de Situación. La complejidad dependerá de la cantidad de cuentas, características y términos. Los conceptos de Corrientes vs. Fijos también tienen una relación con la liquidez. Por lo general se habla de corrientes cuando se pueden convertir en efectivo en menos de un año. Mientras, los fijos son aquellos de un término mayor.
En el próximo artículo explicaremos el Estado de Ingresos y Gastos. Posteriormente discutiremos el Estado de Flujo de Efectivo y algunos análisis que se pueden hacer observando estos estados.
